Undici mesi, ottantotto candidati, zero inserimenti

La scheda del progetto

1Il contesto

Nel 2020 e nel 2021 questa concessionaria stava cercando persone come tutte le concessionarie: perché il mercato del lavoro dell’automotive locale è povero di profili formati, perché i mestieri della vendita e del post vendita si imparano dentro, e perché chi è bravo è già occupato da qualcuno.

Il servizio di ricerca e selezione lo facevo io, per intero: annuncio, pubblicazione, screening, precolloqui, colloqui, test, presentazione dei candidati.

E per una di quelle ricerche ho tenuto una scheda mese per mese. Ancora oggi è il documento più utile che io abbia su me stessa, perché è l’unico in cui ho contato tutto e non ho potuto raccontarmi niente.

2Quello che mi hanno chiesto

Mi hanno chiesto di trovare una persona per la sede principale. Su questo devo essere precisa, perché è un limite del documento e non voglio riempirlo con la memoria: la scheda del funnel non registra il ruolo. Registra i mesi, i numeri, i portali, il costo e lo stato finale. Non il titolo della posizione.

Quello che registra benissimo, invece, è quanto è durata: da novembre a settembre. Undici mesi.

3Quello che ho trovato

Ecco il funnel completo, con i numeri come li ho scritti allora.

E la distribuzione nel tempo, che è la parte che dice di più: due mesi con zero candidature, un mese con trenta, un altro con venticinque, e in mezzo mesi da tre, cinque, otto, nove. La raccolta non era continua, andava a ondate, e le ondate coincidevano con le pubblicazioni.

Perché le pubblicazioni sono state venti in undici mesi, distribuite su quattro portali: quattro su un portale di annunci generalista, una su un secondo, quattro su un terzo, e undici su un social professionale. Più della metà delle uscite su un canale solo.

Sul costo, la scheda dice: costo della ricerca 8.000 euro, di cui 6.500 a carico dell’azienda per una mia decisione, con mille euro di acconto e il saldo alla chiusura delle selezioni.

E in fondo alla scheda, alla data del 24 settembre 2021, c’è la nota di stato che ho scritto io: «Selezione non conclusa persona inserite non conformi alla ricerca».

Su quella nota devo aggiungere una cosa, perché altrimenti sarei io a fare la furba con i miei stessi documenti. La riga delle persone inserite riporta zero per tutti gli undici mesi, mentre la nota parla di persone inserite non conformi alla ricerca. Le due cose non tornano perfettamente, e non ho un documento che le concili. Quello che è certo e ripetuto è il resto: la selezione non si è chiusa, e da quella ricerca l’azienda non ha ottenuto la persona che cercava.

4Il nodo

La tentazione, davanti a undici mesi così, è una sola: dire che non si trova nessuno.

I numeri non lo permettono.

Guardiamo dove cade il funnel. Ottantotto candidature producono cinquantotto preselezionati: due su tre superano lo screening. Quindi il canale funziona e l’annuncio attrae persone che, sulla carta, non sono fuori bersaglio. Trentanove vengono convocate: quasi il quarantacinque per cento di tutte le candidature arriva a un colloquio vero, che è un rendimento alto per qualunque ricerca.

Il crollo è dopo. Trentanove convocati producono nove test. E nove test producono zero inserimenti.

Un funnel che perde in cima ha un problema di attrattività: annuncio sbagliato, canale sbagliato, retribuzione fuori mercato. Un funnel che perde in fondo ha un altro problema: le persone arrivano, le guardiamo, e nessuna corrisponde a quello che abbiamo in testa.

Il che significa che il vincolo non era il mercato. Era la specifica.

E la specifica non la scrive il mercato: la scriviamo noi, io e il cliente, seduti a un tavolo, spesso descrivendo un profilo che è la somma dei pregi di tre persone diverse conosciute in vent’anni di lavoro. Quella persona non esiste, e continuare a cercarla per undici mesi non la fa esistere.

C’è un secondo nodo, ed è mio.

Il compenso prevedeva mille euro di acconto e il saldo alla chiusura delle selezioni. Sulla carta è la condizione più giusta del mondo, quella che tutti i clienti chiedono e che sembra proteggerli: pago quando trovi. In realtà è la condizione che ha fatto durare la ricerca undici mesi. Perché se il saldo dipende dalla chiusura, chiudere diventa l’unico obiettivo, e fermarsi al terzo mese per dire al cliente «il profilo che abbiamo definito non esiste, rivediamolo» diventa una decisione che costa a chi la propone.

Non sto dicendo che ho tenuto aperta la ricerca per il saldo. Sto dicendo che avevo costruito, con le mie mani, un meccanismo che rendeva più difficile la decisione giusta. E infatti quella decisione non l’ho presa.

5Che cosa ho fatto

Ho tenuto il conto, tutti i mesi. La scheda ha una riga per mese e una colonna per ogni passaggio: candidature, giornate di precolloquio, preselezionati, convocati, test, inseriti. Non è un tabellone di controllo per fare bella figura: è lo strumento che a un certo punto smette di darti ragione.

Ho scritto al cliente una relazione di aggiornamento, il 27 settembre 2021. Dentro c’era il funnel mese per mese, il numero di pubblicazioni per ciascun portale, il costo, la condizione di pagamento e la nota di stato. Nessun commento consolatorio e nessuna promessa sui mesi successivi.

Questa è la parte del caso di cui vado più fiera, e riguarda solo il metodo. Consegnare al cliente il conteggio di un lavoro che non ha prodotto il risultato, senza smussarlo, è l’unica cosa che permette di riaprire la conversazione sul profilo invece che sulla colpa. Se avessi consegnato una relazione narrativa, il cliente avrebbe letto «il mercato è difficile» e avremmo continuato altri undici mesi.

Ho lasciato scritto lo stato reale. «Selezione non conclusa». Non «selezione in corso», che sarebbe stato più comodo e ugualmente vero.

6Gli strumenti

La scheda di funnel mese per mese. Sei colonne, undici righe. È lo strumento più semplice che uso e quello che regge meglio l’urto della realtà. La sua funzione non è misurare la selezione: è dirti dove si rompe. Un funnel che perde in cima e uno che perde in fondo hanno lo stesso esito e cause opposte, e senza il conteggio le due situazioni sono indistinguibili.

La pubblicazione su più canali con il conto delle uscite. Sapere che venti pubblicazioni hanno prodotto ottantotto candidature, e che più della metà delle uscite era su un canale solo, permette di ragionare sul costo per candidatura invece che sulle impressioni. Negli anni successivi, in quella stessa azienda, ho continuato a tenere il conto: nel 2022 e nel 2023 dodici annunci pubblicati per un costo medio di circa 151 euro l’uno.

Il test come filtro tardivo. Nove test su trentanove convocati significa che il test arrivava alla fine, su pochi. Oggi lo considero un errore di sequenza: uno strumento che serve a decidere non può stare dopo la decisione.

La relazione di aggiornamento datata. Il documento che rende il cliente comproprietario del problema. Senza, la selezione resta una faccenda del consulente, e il profilo richiesto non viene mai rimesso in discussione.

7Che cosa è cambiato, e che cosa no

Non è cambiato niente, in quella ricerca. Zero inserimenti. È l’esito, ed è documentato con la stessa cura con cui avrei documentato un successo.

È cambiata la mia consapevolezza sui tempi. Undici mesi sono il limite oltre il quale una ricerca non è più una ricerca: è un’abitudine.

Ora, una cosa che vale la pena raccontare, ma vale la pena raccontarla per quello che è.

A gennaio del 2023, cioè un anno e mezzo dopo, in quella stessa azienda è entrata una persona. Ruolo diverso, ricerca diversa, territorio diverso: una figura commerciale dedicata alle flotte su un’area lontana dalla sede, e una persona presa fuori regione.

Quell’inserimento è stato costruito così: una proposta di assunzione scritta e completa, passata per tre versioni successive (con le correzioni della direzione, quelle del consulente del lavoro e le richieste della persona stessa), un contratto a tempo determinato di dodici mesi, una retribuzione annua lorda di 24.000 euro costruita a ritroso da uno stipendio netto mensile di 1.500 euro su quattordici mensilità, i buoni pasto da 8 euro per ogni giornata lavorata, un piano di provvigioni con 300 euro lordi a vettura per le vendite con noleggio o finanziamento e 150 per una tipologia specifica di flotte, e un vincolo esplicito che limitava al 20 per cento le auto vendute senza finanziamento. Poi uno script telefonico per il contatto diretto delle aziende e un ciclo ricorrente di formazione e affiancamento: liste, script, telefonate, appuntamenti, incontri, più la partecipazione ai laboratori di vendita.

Adesso la parte importante, quella che di solito nei casi aziendali viene taciuta.

Nessun documento collega quell’inserimento alla ricerca fallita. Sono due ricerche diverse, distanti un anno e mezzo, su ruoli diversi. Non ho nessuna prova che nel 2023 abbiamo fatto meglio perché nel 2021 era andata male, e costruire quel nesso sarebbe la cosa più facile e più disonesta che potrei fare in una pagina come questa.

E anche su quell’inserimento l’esito resta aperto: il 12 dicembre 2023 c’è un colloquio sulla scadenza del contratto. Se sia stato rinnovato o no, i documenti non lo dicono.

Quello che i due episodi hanno in comune, e che al massimo si può osservare, è la differenza di apparato: nella ricerca del 2020 e 2021 ci sono annunci, candidature e test, e nell’inserimento del 2023 ci sono una proposta scritta completa, condizioni economiche costruite sul netto che la persona voleva portare a casa, e un affiancamento programmato. Nel primo caso avevamo un profilo. Nel secondo avevamo un’offerta.

8Che cosa rifarei diversamente

Fisserei una soglia di stop prima di cominciare, e la metterei nel contratto. Per esempio: dopo dieci colloqui senza un inserimento, la ricerca si ferma e ci si risiede al tavolo a riscrivere il profilo. Non è una clausola per proteggere il consulente, è una clausola che protegge il cliente dal proprio desiderio.

Cambierei la struttura del compenso. Legarlo interamente alla chiusura sembra generoso e produce l’effetto opposto: rende costoso dire la verità a metà strada. Oggi lo lego a milestone di processo, con una quota finale sull’inserimento, così che fermarsi e ridefinire il profilo sia una mossa neutra e non una perdita.

Sposterei il test all’inizio. Somministrarlo a nove persone su trentanove convocate significa che ho usato come filtro il mio giudizio nei colloqui e ho tenuto lo strumento oggettivo per la fine. Va fatto il contrario.

E scriverei la proposta prima di cominciare a cercare. Retribuzione, provvigioni, benefici, durata, affiancamento previsto: tutto per iscritto, prima. Serve a due cose. Rende l’offerta dicibile al candidato fin dal primo colloquio, e soprattutto costringe l’azienda a scoprire, prima di spendere undici mesi, se quello che vuole offrire e quello che vuole ottenere stanno nella stessa frase.

9Che cosa può portarsi via chi legge

Se stai cercando una persona da mesi e non la trovi, smetti di guardare il mercato e guarda il tuo funnel.

Conta quattro numeri: quante candidature sono arrivate, quante hanno superato lo screening, quante hai incontrato, quante ne hai scartate dopo averle incontrate.

Se ne arrivano poche, il problema è l’annuncio, il canale o quello che offri.

Se ne arrivano tante, le incontri tutte e le scarti tutte, il problema non è là fuori. Il problema è il profilo che hai in testa, e con ogni probabilità quel profilo è la somma dei pregi di tre persone diverse che hai conosciuto in vita tua.

Poi due regole pratiche.

Decidi adesso, a mente fredda, dopo quanti colloqui a vuoto ti obbligherai a rimettere in discussione la richiesta. Dieci è un buon numero. Undici mesi non lo è.

E scrivi l’offerta prima di pubblicare l’annuncio. Se non riesci a metterla per iscritto, non è ancora un’offerta: è un desiderio, e i desideri non si possono presentare a un candidato.